Los ocho cambios que hicieron más ágil a Secretaría Técnica

Modificaciones en la Gestión

La nueva gestión asumió con el compromiso de agilizar esta sección del Consejo. Los cambios implementados ya surtieron efecto y mejoraron los tiempos de entrega de los trabajos profesionales. Desde contratación de más personal hasta trabajar los fines de semana, aquí van los cambios introducidos para mejorar.

Lo que pasa en Secretaría Técnica es clave para los matriculados del Consejo Profesional de Ciencias Económicas. Los profesionales quieren recibir sus trabajos certificados a tiempo y ésta era justamente una deuda pendiente. Para agilizar la entrega de trabajos la comisión directiva tomó varias decisiones, que incluyen desde cambios a nivel edilicio hasta contratación de personal. ¿Cuáles son estas modificaciones que mejoraron los tiempos de entrega de los trabajos? En principio son ocho, que compartimos en esta nota:

1. Contratación de personal

A la planta de personal, compuesta por el coordinador de la Secretaría, Jorge Rodríguez, por Emanuela Laumann y Silvina Pérez se le sumó otra secretaria técnica, Marisa Arce. 

2. Trabajo doble turno

En diciembre del 2017 se decidió trabajar un fin de semana para acelerar la revisión de los trabajos. El sábado y el domingo se trabajó en tiempo completo lo que permitió sacar casi el 80 por ciento de los trabajos atrasados. A esto se le sumó una extensión de la jornada laboral. Una semana antes de fin de año, se había alcanzado el 90 por ciento de legalización de los trabajos, de tal manera que el 2018 arrancó limpio. 

3. Cambio en la estructura edilicia

La Mesa de Entradas de la Secretaría Técnica pasó a la Biblioteca y se dejó a los cuatro secretarios técnicos en el lugar donde antes también recibían trabajos. Esto permitió que entre el personal de Secretaría Técnica se puedan realizar interconsultas y también posibilitó no mezclar al público con el personal de la Secretaría. Ahora los trabajos se entregan y se retiran en Biblioteca. A futuro, se piensa trasladar a toda el área a la Biblioteca, reacondicionando el lugar para que el personal tenga un ámbito de trabajo más cómodo. 

4. Reuniones de personal de Secretaría Técnica

Desde enero el equipo del área se reúne todos los viernes con el objetivo de abordar temas específicos, establecer relaciones con otras áreas (ya hubo un encuentro con Sistemas, donde se propuso ideas y cambios que mejoren la gestión de la Secretaría), se analizó un proyecto de resolución técnica con la comisión de Contabilidad y Economía. 

5. Unificación de criterios

Gracias a las reuniones periódicas del equipo de Secretaría Técnica se está trabajando en la unificación de criterios del personal a la hora de analizar un trabajo. Para dejarlo plasmado, se está elaborando un Protocolo Unificación de Criterios en la Legalización de Trabajos. Se los acercará a los matriculados gracias a su difusión. Además se buscará convocar a los organismos externos para unificar criterios, tal es el caso del Registro del Automotor, de los bancos y de otras áreas de Gobierno.

6. Capacitación

El personal de la Secretaría ha realizado capacitaciones on-line. La meta es que todo el equipo acceda a esta formación en forma continua para ir respondiendo a todas las demandas de una realidad dinámica.

7. Dictado de cursos

El personal de la Secretaría está elaborando un plan de trabajo para dictar cursos de capacitación al matriculado, se publicarán artículos periodísticos con estos contenidos por todos los medios de comunicación disponibles del consejo. 

8.Entrega de trabajos antes del vencimiento

Gracias a todos los cambios implementados, en febrero los trabajos se están entregando antes del vencimiento del plazo. La organización ha permitido no llegar al límite de la entrega, mantener ese ritmo posibilita al personal desempeñar otras tareas que están relacionadas a Secretaría Técnica, como es la capacitación. Por otro lado, el otro gran beneficio ha sido poder dar respuesta a las consultas de los matriculados. 

Cifra: 20 Son los balances que puede procesar un secretario técnico en forma diaria.

El dato: Los trabajos que los matriculados presentan con más frecuencia son balances (estados contables), certificaciones de ingreso y origen de fondos para compra de automotores.